E-MAIL WRITING: COME COMUNICARE IN MANIERA EFFICACE?

Vi è mai capitato di pensare, dopo aver spedito un’e-mail, che avreste potuto scriverla in modo diverso? Probabilmente a ognuno di noi, visto che passiamo in media il 77% della nostra giornata lavorativa leggendo e scrivendo e-mail. 

Anche se è entrato a far parte di un meccanismo abitudinario, l’invio di un’e-mail è sempre da curare con la massima attenzione. Sì, perché spedendo quella mail stiamo comunicando un messaggio a qualcuno: siamo stati chiari abbastanza? Concisi, persuasivi, personali, efficaci abbastanza? Ogni volta che chiediamo al nostro interlocutore di tornare indietro a leggere un passaggio del nostro testo, lo stiamo infastidendo e perdiamo così la sua attenzione. La possibilità di ricevere una risposta è appesa ad un filo e per ottenere l’effetto desiderato è fondamentale seguire delle semplici regole che rendano il nostro messaggio chiaro e invoglino la nostra controparte a leggerlo con interesse.  

Il numero di paragrafi e di elenchi puntati, la lunghezza del testo, il carattere utilizzato, le maiuscole, il grassetto, la punteggiatura: tutti aspetti da prendere in considerazione. Ogni elemento scrutato dai nostri occhi è sotto esame e dà al nostro cervello un feedback inconsapevole.  

Un elemento di fondamentale importanza è senz’altro l’oggetto: il vostro biglietto da visita digitale, quell’aspetto che vi definisce sin da una prima occhiata. Se la copertina di un libro molto interessante non attira la nostra attenzione, nel 50% dei casi non lo prenderemo mai in considerazione. La copertina della vostra e-mail è l’oggetto: dosate le parole scegliendo i concetti chiave 

Nel testo, ancora una volta, è fondamentale selezionare i termini giusti da usare, proprio perché la forma è tanto importante quanto il contenuto, più che mai quando comunichiamo. Usare le famose “parole magiche”, che piacciono tanto al nostro cervello, ed evitare quelle cosiddette “tossiche” è un buon inizio. Il modo in cui scriviamo, infatti, denota la nostra personalità, professionalità e rappresenta anche un modo per avvicinare a noi chi legge le nostre parole.  

Come possiamo mettere in pratica queste linee guida? Basta seguire delle semplici regole, che si possono imparare applicandole poco alla volta. Ci risparmiamo così tante incomprensioni e torna nella nostre mani tanto tempo prezioso. 

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In bocca al lupo!